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留学生必看 | 怎样发邮件?注意事项！内含模板！

100次浏览     发布时间：2024-11-12 09:30:48    

现如今，微信毋庸置疑已经成为我们日常交流的重要软件，但是对于留英的同学们来说，未来在学校与导师或各个部门的沟通中常用到的却是邮件。
今天为大家简单传授下如何高效的、正式的、有礼貌的给英国老师发邮件，干货满满哦。首先为大家介绍一下邮件的基本结构：
  1. 一定要写邮件主题
  2. 介绍自己（名字+学号+课程编号）
  3. 邮件正文内容
  4. 用礼貌和正式的表达
  5. Double check(邮件是不能撤回哦）
  6. Thank you note

英文邮件注意事项
1.查邮件是作为留学生的每日基本且十分重要的操作之一。
2. 记得写邮件主题，确保主题线条清晰并切入要点，例如：Question about current assignment or Final essay questions
3. 请注意礼貌用语。给比较熟络的导师写信时可以用称呼名字，例如Dear David；如果不知道收信人姓名，可以写Dear Sir or Madam或者称呼某个部门Dear Accommodation Offic等。
4. 请注意开篇礼貌问候，例如Hope this email finds you well等。（如果给导师发邮件最好再简单介绍下自己并说清学号。）

5.尽量避免超长邮件，只需简洁表达清楚本次邮件的意图即可，邮件冗长会给读者有些心理负担。邮件原则就是-单刀直入,表达清晰,紧扣主题。教授一般都很忙，如果不想你的邮件被忽视或很晚被回复。第一句话就表达清楚你的诉求和疑惑，让你的读者可以迅速明白你这封邮件的目的是什么。例如：I was wondering if...Here I would like to inquire about...
6. 表达诉求时注意使用Please, Thanks等词语。
7. 不要全文通篇都使用大写字母，这样虽然有强调之意但是也显得不礼貌。
8. 结尾时也请在自己的落款签名前加上Kind regards, Best wishes，Yours sincerely等词语表示礼貌和尊敬。
9. 注意基本邮件格式及段落间的空行。
10. 发送前请注意检查一遍是否有拼写错误，是否附上附件（如有）以及收件人邮箱是否正确，一般邮件一旦发出就无法撤回。

邮件小Tips
  • 留下良好的第一印象
如果你的问题已经在课堂开始时得到了回答，你还要求老师再回复你一次，这种情况会使你看起来像一个没有认真听课的学生，让老师感到非常沮丧，因为这会浪费他们的时间。
  • 不做伸手党
比如大部分电子版的文献你可以在大学图书馆查找，却一定要给教授发邮件问PDF，或者自己不好阅读VLE上面的assignment details，一定要问老师，我们的考试形式等等。
  • 使用你的学校邮箱
老师每天会收到大量的电子邮件，通过使用学校邮箱，你将更可能避免发的邮件被推送到垃圾邮件中，你学校的邮箱看起来更专业。
  • 不要缺少动作需求
你的邮件篇幅过长，老师根本不知道你表达的是什么。建议发邮件的时候，要添加动作需求，你要明确你需要老师为你做什么？比如：你希望老师把你的论文时间延长、你希望老师在几点之前能回复你等等。你要明确表达出来，不要让老师猜你的需求。

邮件模板


Dear Professor XXX


My name is XXX, and I am a student from your course 111.

I am writing this email because I have some difficulties structuring myresearch paper. I was wondering if you would be kind enough to havea quick look at the outline. Any suggestion would be appreciated.


Thank you and I am looking forward to your kind reply.


Best Wishes,


XXX
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